几十年前大家都在谈论的未来已经到来：虚拟团队是许多组织必须面对的现实。
因此，如果你是一名经理或企业家，肩负着管理远程或虚拟团队的重任，我有一个好消息和一个坏消息。
好消息是，技术使虚拟团队的管理变得更加容易，让你能够以十年前难以想象的方式克服各种挑战。坏消息是，管理这些团队仍有一些独特的困难，必须加以考虑，这样团队才能发挥出最佳水平。
但首先，对于那些对这一概念还很陌生的人来说，让我们来定义一下什么是虚拟团队，它与其他团队有什么不同，以及为什么它们很重要。
什么是虚拟团队？
虚拟团队是由一群团队成员组成的团队，他们通常在地理位置分离的情况下一起工作，以完成特定的任务或目标。这包括分散在同一城市或国家的分布式团队，也包括位于世界不同地区但只能在线交流的团队。
在这个数字时代，虚拟团队越来越受欢迎，因为技术让协作变得更加容易，而不需要每个人都在一个地方。对于那些不需要每个人都在同一地点的工作，如软件开发、设计和会计，尤其如此。
虚拟团队的性质
并非所有的虚拟团队都是一样的。虚拟团队的性质取决于多个因素，包括不同的分散形式和所谓的 "分散指数"。
虚拟团队有四种不同的分散方式：
空间上的分散（从 "隔着一个大厅 "到 "分散在世界各地"）、时间上分散（跨越不同时区）、配置不均衡（例如，五个成员在一个地方，两个在另一个地方），以及文化多样性。
为了衡量这些不同形式的分散所造成的影响，通常会计算出一个 "分散指数"。该指数考虑的因素包括团队成员之间的距离、时差、每个团队的地点数量、孤立团队成员（不属于某个实际地点的成员）的百分比以及不同地点成员的不均衡性。
作为管理者，你的主要重点是确保了解分散的程度，并使用正确的策略来管理这种分散的团队。
管理虚拟团队的挑战
虚拟团队带来了自身的挑战，增加了日常管理问题。以下是你在管理虚拟团队时可能面临的一些常见挑战：
沟通挑战：大多数员工都是远程工作，沟通往往是第一个障碍。与面对面会议不同，虚拟沟通需要付出更多努力才能保持高效。如果不加注意，不明确的指示或遗漏的指令很快就会成为影响团队绩效的大问题。
信任问题：当团队不在同一物理空间工作时，信任很难建立和维持。由于缺乏定期面对面的时间，管理者很难跟踪团队在做什么以及他们在各项任务中的进展情况。有些情况下，管理者在虚拟环境中变得更加微观，这会进一步疏远团队成员。
技术使用效率低下：技术的使用与管理层是否对技术友好以及是否掌握最新工具和技术直接相关。否则，团队可能会遇到进度缓慢、工作不完整以及其他生产力问题。
时区差异：跨时区甚至跨国家工作本身就存在一系列挑战。这可能会导致难以调整时间表或管理重叠的会议或工作时间，从而延长周转时间，并可能出现沟通上的隔阂。
文化差异：团队成员可能来自不同的背景和文化。这可能会造成误解或曲解，导致团队内部关系紧张。例如，来自印度的人可能会为某个节日寻找假期或休息时间，而来自美国的人则不会想到这一点。
如何成功管理虚拟团队
管理虚拟团队可能是一项复杂的任务，但如果方法得当，就有可能取得巨大的成果。以下是一些成功管理虚拟团队的技巧：
制定清晰的愿景并分配角色
虚拟团队顺利运作的一个主要问题是，团队成员不知道目标是什么，也不知道如何为目标做出贡献。当每个人都在做同一件事时，问题就更大了。
为了避免团队内部出现混乱，你应该确保任务和目标清晰明确，明确对每个角色的期望，解释成功是什么样子，并设定切实可行的最后期限。
有几种项目管理工具可以帮助你委派角色、管理任务和分配具体责任。其中一些知名工具包括 Asana、Trello 和 Slack。
无论您选择哪种 SAAS，都要确保它具有以下特点
看板：用于可视化任务和跟踪进度
个人任务管理：为团队成员分配具体职责
实时协作：用于快速反馈和讨论
聊天功能：与团队成员保持联系
确保始终如一的沟通
沟通是成功管理虚拟团队的关键。只有当沟通渠道大多是单向的，或者团队成员感觉不到自己的声音被听到时，才会出现问题。
确保定期举行签到（如团队会议或群组电话），以便每个人都能按部就班地了解彼此的最新进展。此外，定期举行在线视频会议或群组信息交流有助于培养团队成员之间的团结和友爱意识。
最后，反馈要明确。确保您的沟通及时且具有建设性，在表扬或训斥团队成员时提供具体的例子。
使用生产力跟踪器
如果你不在现场观察每个团队成员，就很难衡量团队的工作效率。为了确保团队中的每个人都能保持专注和高效，你需要一些工具来跟踪他们的进度。
使用工作效率跟踪器或时间跟踪软件可以让你全面了解每个团队成员的工作情况、花费的时间以及他们是否在截止日期前完成了工作。
Time Doctor 和 Toggl 等工具可以帮助你监控团队的生产力水平。
慷慨赞赏
由于虚拟团队无法获得与内部团队一样的认可，因此要确保尽可能给予慷慨的赞赏和肯定。
此外，要知道工作质量比在屏幕前花费的时间更重要。
每月快速检查或绩效考核可以为评估团队成员的技能、知识和态度提供机会。
建立社交联系
工作环境有助于在物理办公空间中创建人与人之间的社交联系，这在远程工作中很难复制。
为了确保虚拟团队保持联系，你应该鼓励团队成员更好地相互了解，甚至在网上创建社交活动。这可以包括虚拟游戏之夜、欢乐时光或其他有趣的活动，以帮助团队建立联系。
如果可能，还应让虚拟团队与内部同事建立联系。这能让他们感觉自己是同一个团队的一员，无论他们身处何地。
使用生产力工具
除了生产力跟踪器，许多其他工具也能让远程工作变得更轻松、更高效。这些工具包括
协作工具，如 Google Workspace、
Trello 和 Asana 等任务管理工具、
Webex 和 Skype 等视频会议工具、
文件共享工具，如 Dropbox 和 Google Drive、
Basecamp 和 Monday.com 等项目管理工具、
Todoist 等待办事项应用程序。
无论你选择什么工具，只要确保你在技术上不落后就可以了，因为这确实会降低团队的工作效率。
底线？
管理虚拟团队并非易事，但有了正确的策略和工具，管理起来会变得更容易。虚拟团队的成功取决于你对他们的管理水平，因此要确保你拥有必要的技能和工具，让你的团队更上一层楼。
原文地址：https://www.feedough.com/manage-virtual-team-guide/
